A kiküldetési rendelvény a hivatali, üzleti utazás esetén a saját tulajdonú személygépkocsi használatával kapcsolatos költségtérítés kifizetéséhez alkalmazható sajátos nyilvántartás.
Az Szja törvény 7. § (1) bekezdés r) pontja értelmében nem kell figyelembe venni a jövedelem kiszámítása során a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeget, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket.
A hivatali, üzleti utazás esetén a saját személygépkocsi (ideértve a közeli hozzátartozó tulajdonában lévőt is) használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapulvételével meghatározott összeg számít jogszabály szerinti, igazolás nélkül elszámolható elismert költségnek [Szja törvény 3. számú melléklet II/6. pont].
Ha a kiküldő csak a fenti (15 Ft/km + NAV norma szerinti üzemanyag-fogyasztás) összeget térít meg a kiküldött számára, és megfelelő bizonylattal számol el, akkor nem keletkezik adófizetési kötelezettség. Amennyiben a bevételnek nem számító összegnél többet fizet a kiküldő a magánszemély részére, akkor a teljes összeg adóköteles bevételnek minősülhet. Ebben az esetben ugyanis a magánszemélynek a költségelszámolást illetően választási lehetősége van:
- vagy az igazolás nélkül elszámolható összeget veszi figyelembe költségként, és a térítés fennmaradó részét a kifizetővel szembeni adott jogviszonyra tekintettel adózza le (például munkaviszony esetén munkabérként válik adókötelessé a fennmaradó rész);
- vagy a bevétellel szemben a költségeket (üzemanyagköltség, a hivatali és a magáncélból megtett utak arányában az egyéb költségeket) elszámolja, igazolás (számla, más bizonylatok) alapján útnyilvántartás vezetése mellett (Ez utóbbi választás azt is jelenti a gyakorlatban, hogy a költségelszámolásra tekintettel a személygépkocsi tulajdonosának cégautóadót kell fizetnie.).
A fentiekben ismertetett szabályozás alapján tehát megállapítható, hogy a személygépkocsi használatára tekintettel költség kizárólag az igazolt üzemi célú futásteljesítmény után számolható el, kivéve azt a futásteljesítményt, amelyre nézve a magánszemély kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás címén bevételnek nem minősülő költségtérítést kap.
A kiküldetési rendelvény tartalmi elemei vonatkozásában az Szja törvény 3. § 83. pontja ad iránymutatást. Eszerint a kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.) A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi.
Figyelembe véve, hogy a cégek egyre nagyobb része tér át a papír alapú dokumentálásról az elektronikus alapúra, kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. A cégek tehát eldönthetik, hogy papír alapon állítják ki a kiküldetési rendelvényt, vagy a szükséges adatokat tartalmazó, zárt rendszerben előállított és kezelt elektronikus bizonylatot állítanak ki és elektronikusan tárolnak.
Lényeges tehát, hogy az adóhatóság nem rendszeresített kiküldetési rendelvény nyomtatványt, így erre a célra bármilyen bizonylat használható, amely tartalmaz minden olyan adatot, amelyet az Szja törvény fentebb ismertetett 3. § 83. pontja előír.
Kiküldetési rendelvény alapján bármely, a hivatali, üzleti utazást elrendelő személy (általában a kifizető) fizethet költségtérítést, így az alkalmazható munkaviszony, megbízásos jogviszony, vagy bármilyen okból felmerült hivatali, üzleti utazás esetében.
A kiküldetési rendelvény a belföldi és a külföldi kiküldetések esetében egyaránt alkalmazható, és azt nem szükséges esetenként kiállítani. Egymást követő hivatali, üzleti utazások estén folyamatosan is vezethető, és a költségtérítés előre meghatározott elszámolási időszakonként (pl. hetente, havonta) történő elszámolással is kifizethető.
Forrás: www.onadozo.hu